Gerenciar empresas com múltiplos CNPJs não é uma tarefa simples, especialmente quando é necessário garantir que a equipe faça a apuração fiscal corretamente e, assim, sem falhas. Com a complexidade do sistema tributário brasileiro, principalmente para grupos empresariais ou empresas com várias filiais, a revisão tributária se torna não só essencial para evitar autuações fiscais, mas também estratégica para otimizar custos e proteger a margem de lucro.
Neste artigo, vamos explorar a forma como a Planning pode ajudar empresas a cruzar dados fiscais de forma eficiente, revisar e estruturar a tributação por filial, e, além disso, como a automação e processos bem organizados podem melhorar a conformidade fiscal de empresas com múltiplos CNPJs.
Desafios fiscais de grupos empresariais com estrutura pulverizada
Quando uma empresa possui várias filiais e CNPJs, o controle tributário, consequentemente, se torna um verdadeiro desafio. Cada filial pode estar sob um regime tributário diferente, o que faz com que a apuração de tributos seja complexa e, em muitos casos, propensa a erros.
Alguns dos principais desafios enfrentados por empresas com múltiplos CNPJs incluem:
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Gestão de diferentes regimes tributários: Empresas com filiais em diferentes estados ou que optam por regimes tributários diversos (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional) enfrentam dificuldades para unificar as apurações fiscais.
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Cálculo correto dos impostos: A apuração correta de impostos, como IRPJ e CSLL, exige um cruzamento de dados entre documentos como a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais), que podem ser complicados para quem tem múltiplos CNPJs sob gestão.
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Controle de créditos e débitos: Em uma estrutura pulverizada, é comum que as empresas percam o controle sobre créditos tributários ou que haja inconsistência entre os CNPJs, resultando em valores não aproveitados ou até mesmo pagamento indevido de tributos.
Principais cruzamentos de risco (ECF, Reinf, DIRF etc.)
O maior risco das empresas com múltiplos CNPJs é a falta de integração entre os dados fiscais de cada filial. Quando a equipe não cruza as informações corretamente, surgem riscos fiscais sérios, como autuações e problemas de conformidade fiscal.
A equipe deve fazer os principais cruzamentos com atenção para evitar falhas, incluindo:
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ECF (Escrituração Contábil Fiscal): A equipe deve preencher a ECF de forma rigorosa, pois ela determina a base de cálculo para o IRPJ e a CSLL. Qualquer erro no preenchimento pode resultar em autuação fiscal e até mesmo em revisão de valores a pagar.
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DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): A DIRF é a ferramenta que comunica à Receita Federal os valores retidos na fonte. Quando empresas possuem múltiplos CNPJs, portanto, é necessário garantir que todas as retenções de impostos sejam informadas corretamente.
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REINF (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): Como a REINF está relacionada a retenções de impostos e informações fiscais sobre pagamentos, é fundamental garantir que a equipe assegure a consistência entre as filiais. Caso contrário, qualquer divergência pode resultar em uma auditoria da Receita Federal.
Como organizar o controle tributário por CNPJ
A chave para uma gestão tributária eficiente em empresas com múltiplos CNPJs é a organização e o controle centralizado. Sem um bom controle, os riscos de erro aumentam significativamente.
Aqui estão algumas abordagens e ferramentas que podem ajudar a organizar o controle tributário por CNPJ:
Ferramentas, planilhas e integrações com ERP
Embora as planilhas sejam úteis em alguns casos, a verdadeira eficiência vem com a integração dos sistemas da empresa aos ERPs como TOTVS ou Protheus. Essas ferramentas permitem que os dados de cada CNPJ sejam automaticamente coletados, processados e enviados para os sistemas da empresa, sem a necessidade de trabalho manual.
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Automatização de dados fiscais: A integração de ERPs com sistemas fiscais automatizados permite que todos os dados fiscais sejam cruzados em tempo real, sem erros.
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Ferramentas de BI (Business Intelligence): Ferramentas de BI podem ser usadas para analisar os dados fiscais e identificar padrões de risco, permitindo ajustes rápidos e precisos.
A importância do controle centralizado e comunicação interdepartamental
Além da tecnologia, a organização interna e a comunicação entre os departamentos de contabilidade, fiscal e compras são fundamentais. Quando as áreas trabalham em conjunto, a equipe pode alinhar corretamente os dados de cada CNPJ, evitando inconsistências e erros.
Estratégias para revisar tributos por filial e consolidar por grupo
Uma das formas mais eficazes de realizar a revisão tributária em um grupo empresarial com múltiplos CNPJs é consolidar os dados tributários. Isso permite ter uma visão global da situação fiscal do grupo e identificar qualquer discrepância ou erro que possa existir entre as filiais.
Realize a análise fiscal por CNPJ
A equipe deve analisar cada CNPJ individualmente e garantir que todos os tributos sejam pagos corretamente. A revisão deve incluir a verificação da apuração do IRPJ, CSLL e outras obrigações fiscais específicas de cada filial.
Consolide os dados tributários regularmente
O processo de consolidação tributária é essencial para reunir todos os dados fiscais de cada CNPJ e, assim, gerar um relatório único que mostre a posição fiscal de toda a empresa. Esse processo, além disso, ajuda a identificar problemas e permite uma análise mais estratégica.
Estabeleça rotinas de conferência
A conferência periódica é uma boa prática para garantir que a equipe verifique todos os dados antes do fechamento fiscal. A criação de rotinas de conferência mensal pode garantir a conformidade e a eficiência do processo tributário.
Diagnóstico fiscal preventivo: por que antecipar riscos
Diagnóstico fiscal preventivo é uma estratégia essencial para evitar problemas futuros. Ao antecipar riscos, a empresa pode corrigir falhas antes que se tornem autuações fiscais, evitando danos ao caixa e à reputação.
Por que antecipar riscos fiscais?
O diagnóstico preventivo ajuda a equipe a identificar falhas nos registros fiscais antes que se tornem um problema. A equipe pode incluir:
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Verificação da apuração de impostos: Identificar erros na apuração de tributos, especialmente em empresas com múltiplos CNPJs, pode economizar dinheiro e reduzir o risco de autuações.
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Revisão de compensações fiscais: Garantir que a empresa realize as compensações de impostos corretamente e de acordo com a legislação.
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Planejamento tributário contínuo: Ter uma análise contínua do processo fiscal e tributário da empresa ajuda a se antecipar a possíveis mudanças nas regras e reduzir riscos de compliance.
Conclusão
Organizar o controle tributário de empresas com múltiplos CNPJs não é apenas uma questão de conformidade, mas de estratégia inteligente. Com uma gestão bem estruturada, tecnologias eficientes e rotinas de controle, a empresa pode garantir sua conformidade fiscal, proteger sua saúde financeira e aumentar sua competitividade no mercado.
A Planning pode ser a parceira ideal para esse processo. Nossos especialistas, portanto, ajudam a organizar dados fiscais, cruzar informações entre filiais e garantir a conformidade com as regulamentações tributárias brasileiras. Com mais de 50 bilhões sob gestão, temos, além disso, a expertise necessária para ajudar sua empresa a escalar com segurança.
Ao adotar processos eficientes de revisão tributária e manter um controle rigoroso sobre cada CNPJ, sua empresa estará mais protegida de erros fiscais e autuações. A Planning vai ajudar a estruturar todo esse processo e garantir que você esteja em conformidade, evitando riscos e aproveitando ao máximo os créditos tributários.
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