Gestão contábil no agro: como evitar erros que geram autuações

Gestão contábil no agro é o conjunto de práticas contábeis, fiscais e tributárias aplicadas às atividades rurais, que visa garantir conformidade legal, otimizar a carga tributária e fornecer dados para decisões estratégicas. Diferentemente da contabilidade tradicional, a gestão contábil no agronegócio lida com particularidades como sazonalidade de receitas, múltiplos regimes tributários e uma legislação que varia significativamente entre estados e tipos de cultura.

O agronegócio brasileiro representa aproximadamente 24% do PIB nacional, segundo dados do CEPEA/USP em parceria com a CNA, e movimenta trilhões de reais anualmente. Contudo, esse protagonismo econômico trouxe uma consequência direta: a intensificação da fiscalização tributária. Produtores rurais que antes operavam com relativa autonomia agora enfrentam cruzamentos automatizados de dados, auditorias eletrônicas e um Fisco cada vez mais tecnológico. Consequentemente, autuações podem comprometer safras inteiras e inviabilizar financiamentos essenciais.

Neste artigo, você encontrará um diagnóstico completo dos sete erros contábeis mais comuns que geram autuações no setor, além de estratégias práticas para implementar uma gestão preventiva. Apresentaremos dados de mercado, exemplos aplicáveis e um checklist de conformidade que pode ser implementado imediatamente em sua operação rural.

O Cenário Atual da Fiscalização no Agronegócio Brasileiro

A fiscalização tributária no agronegócio passou por uma transformação radical nos últimos anos, migrando de auditorias presenciais para um modelo predominantemente digital e automatizado. Essa mudança aumentou exponencialmente a capacidade do Fisco de identificar inconsistências e aplicar penalidades.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), implementado progressivamente desde 2007 pela Receita Federal do Brasil, criou uma malha fina eletrônica que cruza informações de notas fiscais, movimentações bancárias, declarações acessórias e registros de produção. Em decorrência disso, erros que antes passavam despercebidos por anos agora são detectados em questão de meses ou até semanas. Adicionalmente, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o eSocial ampliaram a rastreabilidade de operações rurais.

De acordo com levantamentos da Receita Federal, o setor agropecuário figura entre os cinco segmentos com maior volume de autuações fiscais no Brasil. Especificamente, as inconsistências mais frequentes envolvem ICMS, FUNRURAL e classificação fiscal de produtos. Por outro lado, produtores que mantêm gestão contábil estruturada conseguem reduzir significativamente o risco de autuações, segundo consultorias especializadas no setor.

A complexidade tributária do agro é amplificada pelas diferenças regionais. Enquanto o ICMS em São Paulo segue determinadas alíquotas e benefícios, Mato Grosso, Goiás e Paraná operam com regras próprias. Portanto, um produtor que comercializa para múltiplos estados precisa dominar diversas legislações simultaneamente ou contar com assessoria especializada.

Os 7 Erros Contábeis Mais Comuns que Geram Autuações no Agro

Os sete erros a seguir respondem pela maioria das autuações fiscais no agronegócio brasileiro, segundo análises de consultorias tributárias especializadas. Compreender cada um deles é o primeiro passo para uma gestão preventiva eficaz.

Erro 1: Classificação Fiscal Incorreta (NCM/CEST)

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é o código de oito dígitos que determina a tributação aplicável a cada produto comercializado. No agronegócio, a diversidade de itens torna essa classificação especialmente complexa. Por exemplo, um mesmo grão pode ter NCMs diferentes dependendo de seu beneficiamento ou destinação.

Erros de classificação geram não apenas cobrança de diferenças tributárias, mas também multas que podem chegar a 75% do valor do imposto devido, conforme o artigo 44 da Lei 9.430/96. Como ilustração, a classificação incorreta de soja em grão versus farelo de soja pode resultar em diferenças de ICMS superiores a 10 pontos percentuais em alguns estados.

Erro 2: Apuração Equivocada de ICMS e Substituição Tributária

O ICMS no agronegócio apresenta particularidades como diferimento, isenções condicionadas e substituição tributária. Consequentemente, a apuração incorreta é um dos erros mais frequentes. Muitos produtores aplicam benefícios fiscais sem atender aos requisitos legais ou calculam a substituição tributária com base de cálculo equivocada.

Estados como Mato Grosso possuem regimes específicos para o agro que, quando mal aplicados, resultam em autuações significativas. Além disso, operações interestaduais exigem atenção redobrada ao diferencial de alíquotas (DIFAL), regulamentado pela Emenda Constitucional 87/2015.

Erro 3: Gestão Inadequada do FUNRURAL

O FUNRURAL é a contribuição previdenciária que incide sobre a receita bruta da comercialização da produção rural, conforme a Lei 8.212/91. A confusão entre as alíquotas aplicáveis a pessoa física (1,5%) e pessoa jurídica (2,05%) é frequente. Além disso, muitos produtores erram na definição da base de cálculo, incluindo ou excluindo valores indevidamente.

Especificamente, a sub-rogação do FUNRURAL para o adquirente da produção gera inconsistências quando não há comunicação adequada entre as partes envolvidas na operação.

Erro 4: Falta de Controle de Estoque e Produção

Divergências entre estoque físico e contábil configuram presunção de omissão de receitas, conforme artigo 281 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018). No agro, essa situação é agravada por perdas naturais, quebras técnicas e variações de umidade que nem sempre são registradas adequadamente. Como resultado, o Fisco pode presumir vendas sem emissão de nota fiscal.

Produtores de grãos, por exemplo, precisam documentar tecnicamente as perdas por secagem e armazenagem para justificar diferenças entre produção colhida e volume comercializado.

Erro 5: Emissão Incorreta de Notas Fiscais Eletrônicas

Erros no preenchimento de NF-e incluem CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) inadequado, NCM incorreta, valores divergentes e informações complementares ausentes. Cada campo preenchido incorretamente pode gerar uma autuação específica.

Adicionalmente, o não cumprimento de prazos para emissão e cancelamento de notas fiscais resulta em penalidades automáticas em diversos estados, conforme suas respectivas legislações do ICMS.

Erro 6: Desenquadramento de Regimes Especiais sem Percepção

Produtores que ultrapassam limites de faturamento do Simples Nacional (atualmente R$ 4,8 milhões anuais) ou perdem requisitos para benefícios fiscais estaduais frequentemente continuam operando como se nada tivesse mudado. Portanto, acumulam passivos tributários que só são descobertos em fiscalizações.

O monitoramento contínuo do faturamento acumulado e das condições para manutenção de regimes especiais é essencial para evitar esse tipo de autuação.

Erro 7: Documentação e Escrituração Incompletas

A legislação exige a guarda de documentos fiscais por períodos que variam de cinco a dez anos, conforme o Código Tributário Nacional. Além disso, a escrituração contábil e fiscal deve refletir fielmente todas as operações. Lacunas documentais impedem a comprovação de regularidade e podem resultar em arbitramento de valores pelo Fisco.

Arquivos digitais do SPED, livros contábeis, LCDPR (Livro Caixa Digital do Produtor Rural) e comprovantes de pagamento de tributos devem ser organizados e armazenados de forma acessível e segura.

Impactos Financeiros das Autuações: Tabela de Referência

Uma autuação fiscal no agronegócio não representa apenas o pagamento de tributos devidos, mas um efeito cascata que pode comprometer a viabilidade econômica da operação rural.

Adicionalmente, incidem juros baseados na taxa SELIC desde a data do fato gerador até o pagamento. Em autuações que abrangem períodos de três a cinco anos, os acréscimos legais frequentemente superam o valor original do tributo.

Em segundo lugar, autuações fiscais resultam em impossibilidade de obtenção de Certidão Negativa de Débitos (CND). Sem esse documento, produtores ficam impedidos de acessar financiamentos do Plano Safra, participar de licitações públicas e comercializar com grandes compradores que exigem regularidade fiscal de fornecedores.

Como Implementar uma Gestão Contábil Preventiva no Agro

A prevenção de autuações fiscais exige uma abordagem estruturada que combine conhecimento especializado, tecnologia adequada e processos bem definidos.

Pilar 1: Assessoria Contábil Especializada em Agronegócio

Um contador generalista dificilmente domina as particularidades tributárias do setor rural. A legislação específica, os benefícios fiscais aplicáveis e as obrigações acessórias do agro exigem conhecimento técnico especializado. Portanto, a contratação de profissionais ou empresas com experiência comprovada no segmento é investimento, não custo.

Pilar 2: Tecnologia Integrada para Conformidade

Sistemas de gestão (ERP) desenvolvidos para o agronegócio automatizam cálculos tributários, geram arquivos do SPED e emitem notas fiscais com validações prévias. Consequentemente, reduzem drasticamente erros operacionais que geram autuações. A integração entre sistemas de gestão agrícola, contabilidade e órgãos fiscais elimina retrabalho e inconsistências de dados.

Pilar 3: Capacitação e Cultura de Compliance

Colaboradores envolvidos em operações fiscais precisam compreender a importância da conformidade e conhecer os procedimentos corretos. Treinamentos periódicos sobre emissão de notas fiscais, classificação de produtos e prazos de obrigações acessórias são fundamentais.

Pilar 4: Auditorias Preventivas Periódicas

Revisões internas trimestrais ou semestrais permitem identificar e corrigir inconsistências antes que o Fisco as detecte. O custo de uma auditoria preventiva é uma fração do valor de uma autuação. Correções espontâneas, antes de qualquer procedimento fiscal, reduzem ou eliminam multas aplicáveis, conforme o artigo 138 do CTN.

Checklist de Conformidade Fiscal para Produtores Rurais

Este checklist pode ser implementado imediatamente para verificar a conformidade fiscal de sua operação rural.

Verificações Mensais:

• Conciliação de notas fiscais emitidas: Confirmar que todas as vendas foram documentadas com NCM, CFOP e valores corretos
• Apuração e recolhimento de tributos: Verificar cálculos de ICMS, FUNRURAL e cumprimento dos prazos
• Transmissão de obrigações acessórias: Confirmar envio de arquivos SPED e declarações estaduais no prazo
• Conciliação bancária: Garantir que movimentações financeiras estejam refletidas na contabilidade

Verificações Trimestrais:

• Inventário físico versus contábil: Comparar estoque real com registros e documentar divergências
• Revisão de classificações fiscais: Confirmar que NCMs permanecem adequadas
• Monitoramento de faturamento: Verificar proximidade de limites de regimes especiais

Verificações Anuais:

• Auditoria completa: Revisão abrangente da escrituração fiscal e contábil
• Planejamento tributário: Avaliar regime de tributação para o próximo exercício
• Organização documental: Confirmar arquivamento adequado de documentos obrigatórios

Conclusão

A gestão contábil preventiva no agronegócio pode ser sintetizada em três aprendizados fundamentais: primeiro, a fiscalização digital tornou a conformidade uma questão de sobrevivência econômica; segundo, os sete erros mais comuns são evitáveis com processos adequados; terceiro, o custo da prevenção é consistentemente inferior ao custo das autuações.

Para implementar uma gestão contábil eficaz, comece por realizar um diagnóstico da situação atual, implementar o checklist de conformidade apresentado e avaliar a necessidade de sistemas integrados e assessoria especializada para sua escala de operação.

Para empresas do agronegócio que buscam estruturar sua gestão contábil de forma segura e eficiente, contar com uma operação especializada faz diferença significativa. A Planning atua em projetos de BPO contábil e fiscal voltados a empresas de médio e grande porte, com foco em conformidade tributária, eficiência operacional e suporte à tomada de decisão estratégica no setor.